En este nuevo apartado se responderán aquellas preguntas más habituales que llegan a la Agencia Española de Protección de Datos y que es de aplicación al Ayuntamiento de Rincón de la Victoria.
¿Qué es el derecho de acceso a la información pública?
La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece que todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española, desarrollados por esta Ley. La información pública se define como los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación del Título I de esta Ley, y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus competencias. Por su parte, la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía, define el acceso a la información pública como la "posibilidad de acceder a la información pública que obre en poder de las entidades sujetas al ámbito de la presente ley con seguridad sobre su veracidad y sin más requisitos que los establecidos en la misma y en la normativa básica estatal".
>>Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
>>Ley de Transparencia Pública de Andalucía
Si la información solicitada contiene datos de carácter personal, ¿prevalece el derecho a la protección de datos o debe entregarse la información?
En este caso, y atendiendo al artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:.
>>Si los datos son referentes a ideología, afiliación sindical, religión o creencias , el acceso únicamente se podrá autorizar en caso de que se obtenga el consentimiento expreso y por escrito del afectado, salvo que éste hubiese hecho manifiestamente públicos los datos con anterioridad.
>>Si los datos son referentes a origen racial, salud y a la vida sexual origen racial, a la salud o a la vida sexual, fueran datos genéticos o biométricos o relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas que no supongan amonestación pública al infractor, será necesario para conceder el acceso el consentimiento expreso del afectado o que exista una norma con rango Legal que habilite el acceso.
>>si los datos son meramente identificativos relacionados con la organización, funcionamiento o actividad pública del órgano, con carácter general, y salvo que prevalezca la protección de datos personales su otros derechos constitucionalmente protegidos, se concederá el derecho de acceso.
>>Si los datos no tuviesen la condición de especialmente protegidos, debe realizarse una ponderación del interés público en la divulgación de la información y los derechos de los afectados. Esta ponderación se realizará de conformidad con los siguientes criterios:
>>a) El menor perjuicio a los afectados derivado del transcurso de los plazos establecidos en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
>>b) La justificación por los solicitantes de su petición en el ejercicio de un derecho o el hecho de que tengan la condición de investigadores y motiven el acceso en fines históricos, científicos o estadísticos.
>>c) El menor perjuicio de los derechos de los afectados en caso de que los documentos únicamente contuviesen datos de carácter meramente identificativo de aquéllos.
>>d) La mayor garantía de los derechos de los afectados en caso de que los datos contenidos en el documento puedan afectar a su intimidad o a su seguridad, o se refieran a menores de edad.
No será de aplicación en los puntos anteriores si la información se facilita de forma disociada, es decir, que impida la identificación de las personas afectadas.
¿Se pueden publicar en Internet las actas de los Plenos Municipales?
El art. 10.3 de la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía, señala: "Las entidades locales de Andalucía publicarán, además, la información cuya publicidad viene establecida en la Ley 5/2010, de 11 de junio, así como las actas de las sesiones plenarias." Desde el punto de vista de la protección de datos, la publicación de datos (incluyendo Internet), se considera una comunicación de los mismos, la publicación de las actas de los plenos municipales será conforme a la citada normativa cuando:
>>Conteniendo datos de carácter personal, se refieran a actos debatidos en el Pleno o a disposiciones objeto de publicación en el Boletín Oficial que corresponda (sin perjuicio del ejercicio del derecho de oposición o cancelación de los afectados);.
>>En los demás supuestos, para realizar la publicación de las actas conteniendo datos de carácter personal, será necesario el consentimiento previo de los afectados. No será objeto de publicación en aquellos supuestos en que la Corporación haya hecho uso de la facultad de declarar secreto el debate y votación por afectar al honor e intimidad de los ciudadanos.
¿Puede un Grupo Municipal grabar las sesiones del Pleno? ¿Y publicar la grabación en las redes sociales?
Se trata de un supuesto en que sería aplicable también la contestación que se ha indicado en la anterior pregunta frecuente, teniendo en cuenta, además, que la jurisprudencia ha considerado que se puede realizar dicha grabación. No obstante, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
>>Las limitaciones establecidas por el propio artículo 70 de la Ley de Bases de Régimen Local cuando el Pleno, por mayoría absoluta, y tratándose derechos protegidos por el artículo 18.1 de la Constitución, acuerde que el debate y votación de estos asuntos sean secretos; en cuyo caso ni se podrá grabar ni difundir esta parte del Pleno.
>>Será responsabilidad de quien grabe y posteriormente publique las citadas grabaciones.
¿Pueden publicarse las actas de un órgano colegiado incluyendo las deliberaciones de cada uno de sus miembros?
La Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno en su artículo 7 no prevé la publicación de las actas de los órganos colegiados sino, únicamente, de la información jurídica que enumera el precepto. Además, de lo dispuesto en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, no se desprende que el acta haya de incorporar todas y cada una de las manifestaciones efectuadas por los miembros de los órganos colegiados. La referencia a los puntos principales de las deliberaciones en ningún caso parece exigir la indicación de la manifestación de cada uno de los integrantes del órgano. Antes bien, el art. 19.5 prevé que esta información, cuando sea discrepante, se incluirá en el acta a instancias del propio miembro del órgano, dado que se indica que "en el acta figurará, a solicitud de los respectivos miembros del órgano, el voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos que la justifiquen o el sentido de su voto favorable. Así mismo, cualquier miembro del órgano colegiado tiene derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporte en el acto, o en el plazo que señale el Presidente, el texto de que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constar en el acta o uniéndose copia a la misma". Igualmente, conforme al art. 19.5 "los miembros que discrepen del acuerdo comunitario podrán formular voto particular por escrito en el plazo de dos días, que se incorporará al texto aprobado". En consecuencia, cabe concluir que, por una parte, la Ley 19/2013 no impone la publicación íntegra de las actas y que, por otra, la Ley 40/2015 no exige que las mismas incorporen expresamente las distintas manifestaciones efectuadas durante las deliberaciones de los órganos colegiados por sus miembros.
¿Puedo acceder a la información del resto de candidatos de un concurso-oposición?
Si el solicitante ostenta la condición de interesado:
>>En el caso de los procedimientos de concurrencia competitiva, la Agencia Española de Protección de Datos ha considerado que debe proceder a accederse a los datos alegados para obtener una plaza por aquello con quien se compita.
>>No obstante, cabe limitar el acceso o la entrega de copias de la documentación obrante en el expediente, por razones de eficacia administrativa o a efectos de proteger la intimidad de los restantes interesados, a los datos y copias relevantes para la tutela de los derechos e intereses de quienes las solicitan.
>> Así mismo, no podrán utilizar los datos a que tengan acceso para una finalidad distinta a aquélla de la defensa de su derecho en el procedimiento de que se trate o, posteriormente, en vía judicial. De este modo, la utilización para otras finalidades, su comunicación a terceros o, su divulgación, pueden ser constitutivas de una infracción de la ley.
Si el solicitante no ostenta la condición de interesado: >> Para determinar el acceso debe aplicarse lo dispuesto en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información y Buen Gobierno. De esta forma, el acceso a los documentos aportados por el candidato seleccionado a los datos especialmente protegidos se realizará de conformidad a la aplicación del apartado 1 del artículo 15 de la Ley 19/2013. >>Respecto de los restantes datos, el órgano al que se solicitan deberá realizar una ponderación razonada del interés público en la divulgación de la información y los derechos de los afectados cuyos datos aparezcan en la misma, resultando, a juicio de esta Agencia, de interés aquí los criterios contenidos en las letras b) y d) del apartado 3 del mencionado artículo 15.
Cuando se publican Convenios y Encomiendas de Gestión, ¿podrían publicarse con las firmas manuscritas de los firmantes?
La inclusión en el documento que vaya a publicarse de la firma manuscrita de los intervinientes, no alude ninguna información que resulte necesaria para coadyuvar al objetivo de la Transparencia en el funcionamiento de las Administraciones Públicas, finalidad perseguida con la publicación de tales actos en el Portal de Transparencia correspondiente. Además, la inclusión de este dato, adicional a los requeridos por el art. 8.1 b) de la Ley 19/2013 podría implicar el conocimiento, por parte de quienes consultasen dicho portal, de una información que podría generar un riesgo adicional, al poner en conocimiento del público la grafía de la firma manuscrita de quienes intervienen en el Convenio o Enmienda.
¿Se puede facilitar a un tercero el dni o número de teléfono existente en un expediente administrativo?
Respecto al acceso a los expedientes administrativos, debemos distinguir lo siguiente:
a) Si el procedimiento administrativo no ha finalizado, en virtud de lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, sólo podrán acceder a los datos contenidos en los expedientes quienes ostenten la condición de interesado.
b) Si el procedimiento administrativo ha finalizado, el acceso a los datos obrantes en los expedientes se tramitaría conforme a la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información y buen gobierno, cuya regla general es conceder el acceso a la información obrante en la Administración a la cual se ha dirigido la petición.
Ahora bien, dicho derecho no es ilimitado, estableciendo la propia Ley diversos límites en sus artículos 14 y 15, de los que interesa analizar aquí los establecidos en el artículo 15, relativos a la protección de datos de carácter personal. En cuanto a los datos de DNI o número de teléfono, cabe efectuar la ponderación exigida por el artículo 15, pero también puede acudirse a lo previsto en el número 4 del artículo. De este modo, si se eliminan tales datos de las copias de los documentos que se faciliten de modo que no pueda saberse quien es la persona cuyos datos personales han sido tratados no resultaría de aplicación la normativa de protección de datos.
Cuando una administración local recibe una denuncia de un ciudadano ¿es posible comunicar sus datos al denunciado?
En el supuesto de que el denunciante haya manifestado expresamente su deseo de confidencialidad o a juicio del departamento que tramita ese expediente considera necesario garantizar la identidad del denunciante en condiciones de confidencialidad, podrá denegarse al denunciado el acceso a los datos personales del citado denunciante.
En todo caso, esta comunicación al denunciante debería producirse previa ponderación de si la misma resulta necesaria a los efectos de que las personas denunciadas en el expediente puedan ejercer en plenitud sus derechos, conforme a lo requerido por el artículo 5 del RGPD, no debiendo tener dicha comunicación un carácter genérico ni extenderse a la totalidad de los datos que figuren en la denuncia presentada voluntariamente o en el correspondiente boletín de denuncia.
¿Y se puede facilitar un proyecto de obra de edificación en un expediente de licencia urbanística o proyecto de obra pública?
En lo que respecta a los proyectos de obra de edificación en un expediente de licencia urbanística privada o de obra pública, desde el punto de vista de la aplicación de los límites establecidos en el artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, debe tenerse en cuenta que dichos documentos pueden contener datos personales, tales como los relativos a los técnicos, o también el de los contratistas o el titular de la licencia cuando sean personas físicas, etc., por lo que en tales casos deberá acudirse a la ponderación exigida por el artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, o a la disociación de los datos personales obrantes en los documentos.
Ahora bien, debe tenerse en cuenta que el texto refundido de la Ley del Suelo y Rehabilitación Urbana, aprobado por Real Decreto Legislativo 7/2015, de 30 de octubre, reconoce en su artículo 5.f) a todos los ciudadanos el derecho a “Ejercer la acción pública para hacer respetar las determinaciones de la ordenación territorial y urbanística, así como las decisiones resultantes de los procedimientos de evaluación ambiental de los instrumentos que las contienen y de los proyectos para su ejecución, en los términos dispuestos por su legislación reguladora.”
Por consiguiente durante el período en que puede ejercerse la acción pública urbanística, cabrá acceder a los datos personales contenidos en los expedientes de licencia urbanística por cualquier persona en el ejercicio de dicha acción, transcurrido dicho plazo será preciso acudir a lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en los términos citados.
¿Y podrían facilitarse datos tributarios obrantes en los expedientes administrativos?
La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, dispone que “Se regirán por su normativa específica, y por esta Ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información.” Este sería el caso de los datos tributarios obrantes en el Ayuntamiento, en tanto que la hacienda de las entidades locales, tal y como declara el artículo 2.2 del Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales “ostentará las prerrogativas establecidas legalmente para la Hacienda del Estado y actuará, en su caso, conforme a los procedimientos administrativos correspondientes”.
Ello supone que en el ejercicio de sus competencias, resultarán de aplicación a las haciendas locales las mismas prerrogativas que la Ley General Tributaria atribuye a la hacienda estatal, y en particular en lo que al acceso a los datos tributarios respecta, resulta de aplicación el artículo 95 de la Ley 57/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, que declara que tales datos tienen carácter reservado y permite ceder los mismos solamente en los casos que taxativamente enumera, por lo que fuera de tales supuestos no cabe su comunicación.
¿Se puede notificar la resolución de un procedimiento administrativo de forma conjunta a todos los interesados incluyendo todos sus datos de contacto?
En este caso no resulta preciso que los datos de contacto (domicilio, dirección de correo electrónico, número de teléfono) de los interesados sean comunicados al resto aunque figuren en documentos que les deban ser trasladados, ya que podría ser contrario al principio de minimización de datos del RGPD.
¿Qué información se puede publicar en el portal de transparencia?
La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, regula en su Capítulo II la denominada “Publicidad activa”, estableciendo una serie de supuestos de publicación obligatoria a través de los denominados Portales de Transparencia. En este sentido, en aquellas Comunidades Autónomas que han aprobado su respectiva ley de transparencia, éstas también recogen la citada “Publicidad activa”.
En la medida que pudiese afectar la publicación a datos de carácter personal, la legitimación para dicha publicación vendría dada por el artículo 6.1.c) del RGPD, es decir, el cumplimiento de una obligación legal. No obstante, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
• Serán de aplicación, en su caso, los límites al derecho de acceso a la información pública previstos en el artículo 14 y, especialmente, el derivado de la protección de datos de carácter personal, regulado en el artículo 15 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre. A este respecto, cuando la información contuviera categorías especiales de datos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos.
• Los afectados por la publicación podría ejercitar el derecho de oposición a la publicación de sus datos, y suponer la supresión de los mismos. Por ejemplo, una persona víctima de violencia de género, que si bien de acuerdo a lo indicado anteriormente se podría realizar la publicación de sus datos meramente identificativos, alega dicha condición en aras de garantizar su seguridad para que esta publicación no se realice.
¿Se pueden publicar los datos de los licitadores y actas de las mesas de contratación? ¿y los miembros de las mesas de contratación y comités de expertos?
El artículo 63 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, determina una serie de supuestos de publicación obligatoria, que en la medida que afecte a datos de carácter personal, la legitimación se fundamentaría en el artículo 6.1.c) del RGPD relativo al cumplimiento de una obligación legal.
Asimismo, debe considerarse lo siguiente:
• Para la publicación del número e identidad de los licitadores participantes, respecto a personas físicas, además de su nombre y apellidos, será suficiente con publicar las últimas cuatro cifras del NIF.
• Respecto al a publicación de las actas de la mesa de contratación relativas al procedimiento de contratación, no será necesario que en el contenido de las actas objeto de publicación figure las firmas del Presidente y Secretario de la mesa.
• Respecto a la publicación de los miembros de las mesas de contratación y comités de expertos, será suficiente con publicar nombres y apellidos, y cargos de los mismos.
• Al igual que en la pregunta-respuesta anterior, sería posible el ejercicio del derecho de oposición por los afectados.